Question 1

Was ist eine E-Rechnung?

Accepted Answer

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format — nicht einfach eine PDF. Ein eingescanntes Blatt oder eine als PDF verschickte Rechnung zählt ausdrücklich nicht dazu. In Deutschland sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML) die maßgeblichen Formate; beide folgen der europäischen Norm EN 16931.

Question 2

Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?

Accepted Answer

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können — dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Beim Versenden gelten Übergangsfristen: bis Ende 2026 dürfen Rechnungen noch als PDF oder auf Papier verschickt werden, wenn der Empfänger zustimmt. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz elektronisch abrechnen, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen. An öffentliche Auftraggeber ist die E-Rechnung bereits seit 2020 Pflicht. Diese Angaben ersetzen keine Steuerberatung.

Question 3

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Accepted Answer

XRechnung ist ein reines XML-Format, das vor allem von Behörden und der öffentlichen Verwaltung verlangt wird. ZUGFeRD ist ein hybrid-Format: eine normale PDF-Datei mit eingebettetem XML. ZUGFeRD wird hauptsächlich im B2B-Bereich verwendet, da es sowohl für Menschen lesbar als auch maschinell verarbeitbar ist.

Question 4

Kann ich den Service kostenlos testen?

Accepted Answer

Ja. Eine Umwandlung ist kostenlos und ohne Anmeldung möglich, damit du das Ergebnis vor dem Kauf ansiehst. Danach brauchst du ein Abo: Starter mit 20 Umwandlungen im Monat für 9 € oder Business ohne Mengenbegrenzung für 29 €, jeweils inklusive Umsatzsteuer. Beide sind monatlich kündbar, versteckte Kosten gibt es nicht.

Question 5

Sind meine Daten sicher?

Accepted Answer

Die hochgeladene PDF wird nur für die Umwandlung verarbeitet und danach nicht gespeichert. Die erzeugte Datei bleibt für angemeldete Kunden 72 Stunden im Konto abrufbar, damit ein misslungener Download nachgeholt werden kann — verschlüsselt, danach automatisch gelöscht, jederzeit auch vorher löschbar. Ohne Konto wird gar nichts aufbewahrt. Für die Erkennung wird die Datei an die OpenAI-API übermittelt, gehostet wird bei Vercel; beides sind Anbieter in den USA, die Übermittlung stützt sich auf Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO. Wer Rechnungen mit personenbezogenen Daten hochlädt, schließt beim Anlegen eines Kontos zusätzlich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.

Question 6

Welche Rechnungen kann ich konvertieren?

Accepted Answer

Du kannst jede PDF-Rechnung hochladen. Unsere KI erkennt automatisch alle relevanten Daten: Rechnungsnummer, Datum, Absender, Empfänger, Positionen, Steuersätze und Beträge. Beste Ergebnisse erzielst du mit digitalen PDFs (keine gescannten Dokumente).

Question 7

Ist das Ergebnis rechtlich gültig?

Accepted Answer

Die Erzeugung ist gegen den KoSIT-Validator geprüft — das offizielle Prüfwerkzeug für XRechnung (Konfiguration 3.0.2). Testrechnungen mit vollständigen Angaben werden dort als gültig bewertet. Entscheidend bleibt, was auf deiner Rechnung steht: fehlt dort eine Pflichtangabe, kann sie auch die beste Umwandlung nicht ergänzen. Deshalb sagen wir dir nach der Umwandlung, welche Angabe fehlt.

Question 8

Wie lange dauert eine Konvertierung?

Accepted Answer

In der Regel unter 10 Sekunden. Die KI-gestützte Extraktion und die Umwandlung in XRechnung oder ZUGFeRD erfolgen nahezu in Echtzeit.

Question 9

Kann ich mehrere Rechnungen gleichzeitig konvertieren?

Accepted Answer

Im Moment wird eine Rechnung nach der anderen umgewandelt — einen Stapel-Upload gibt es noch nicht. Da eine Umwandlung meist unter zehn Sekunden dauert, sind auch mehrere Rechnungen schnell erledigt. Mit Business gibt es dabei keine Mengenbegrenzung.

Question 10

Was passiert, wenn meine PDF schon eine E-Rechnung ist?

Accepted Answer

Dann wird das erkannt und die enthaltenen Daten werden dir direkt angezeigt, statt sie noch einmal von der KI auslesen zu lassen. Solche Dateien kosten kein Kontingent.

Häufige Fragen

Noch Fragen?