Die Entwarnung zuerst: Kleinunternehmer sind befreit
Seit 2025 steht in § 34a UStDV, dass die Rechnung eines Kleinunternehmers nach § 19 UStG immer als „sonstige Rechnung" übermittelt werden darf. Übersetzt: PDF und Papier bleiben erlaubt — nicht übergangsweise, sondern dauerhaft. Für einen großen Teil der Solo-Selbstständigen erledigt sich das Thema damit auf der Ausstellungsseite.
Die andere Hälfte gilt trotzdem: Empfangen und aufbewahren können musst du E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 — als Kleinunternehmer genauso wie alle anderen. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach; es muss nur sichergestellt sein, dass die Datei bei dir ankommt und acht Jahre lesbar bleibt.
Die Fristen
seit 1. Januar 2025
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können — auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt.
seit 1. Januar 2025
Eine PDF-Rechnung darfst du an Geschäftskunden nur noch mit deren Einverständnis schicken.
ab 1. Januar 2027
Ausstellungspflicht für alle mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr. Als Solo-Selbstständiger betrifft dich das selten.
ab 1. Januar 2028
Die Pflicht gilt für alle übrigen Unternehmen — außer für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
Warum du sie brauchst, bevor du musst
Die eigene Frist ist selten der Grund, aus dem Freelancer bei diesem Thema landen. Der Grund ist ein Auftraggeber.
Größere Kunden. Agenturen und Konzerne lesen ihre Eingangsrechnungen längst maschinell ein. Seit 2025 brauchen sie dein PDF nicht mehr zu akzeptieren — und wer die Buchhaltung automatisiert hat, tut es irgendwann nicht mehr. Dann steht in den Einkaufsbedingungen schlicht: XRechnung oder ZUGFeRD.
Öffentliche Auftraggeber. Wer an die Bundesverwaltung liefert, rechnet schon seit Ende 2020 elektronisch ab, von kleinen Direktaufträgen abgesehen. Bei Ländern und Kommunen ist es unterschiedlich geregelt; was gilt, steht meist in der Auftragsbestätigung. Für Freelancer, die für Hochschulen, Ministerien oder Stadtwerke arbeiten, ist das der häufigste Anlass überhaupt.
In beiden Fällen hilft die eigene Befreiung nichts: Sie sagt, dass der Staat nichts von dir verlangt — nicht, dass dein Kunde dich bezahlt, wenn du lieferst, was er nicht verarbeiten kann.
Kunden im Ausland
Die deutsche Pflicht gilt nur zwischen inländischen Unternehmen. Ein Kunde in Wien, Zürich oder London fällt nicht darunter, egal wie hoch dein Umsatz ist.
Umsatzsteuerlich sieht es anders aus: Bei sonstigen Leistungen an Geschäftskunden im EU-Ausland schuldet in aller Regel der Empfänger die Steuer. Auf deiner Rechnung steht dann keine Umsatzsteuer, sondern der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers — und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines Kunden muss darauf. In der E-Rechnung ist das eine eigene Steuerkategorie, nicht dasselbe wie eine Steuerbefreiung. Diese Umwandlung erkennt den Unterschied und meldet dir, wenn die USt-ID des Kunden fehlt.
Was du konkret tun kannst
- Klären, ob du Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist. Wenn ja, betrifft dich beim Ausstellen nichts — nur der Empfang.
- Ein Postfach festlegen, an das E-Rechnungen gehen, und es in die Rechnung schreiben. Die elektronische Adresse des Empfängers gehört zu jeder E-Rechnung dazu und steht auf keiner gedruckten.
- In die Einkaufsbedingungen deiner größten Kunden sehen — dort steht, ob und ab wann sie E-Rechnungen verlangen.
- Eine bestehende Rechnung testweise umwandeln und ansehen, welche Angaben gemeldet werden. Meist fehlen dieselben zwei bis drei Felder in jeder Vorlage.
Für den letzten Schritt brauchst du nichts zu installieren und kein Programm zu wechseln: lade deine PDF-Rechnung hoch und lade sie als XRechnung oder ZUGFeRD wieder herunter. Die erste Umwandlung ist kostenlos und braucht kein Konto. Für alle, die dreimal im Jahr eine E-Rechnung brauchen, ist das die günstigste Lösung — eine Buchhaltungssoftware zu abonnieren lohnt sich dafür nicht.
Häufige Fragen von Selbstständigen
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen ihre Rechnungen dauerhaft als sonstige Rechnung übermitteln, also weiter als PDF oder auf Papier — so steht es seit 2025 in § 34a UStDV. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber trotzdem, das gilt seit dem 1. Januar 2025 für jedes Unternehmen ohne Ausnahme.
Und wenn ich kein Kleinunternehmer bin?
Dann entscheidet der Umsatz. Über 800.000 Euro im Vorjahr bedeutet Pflicht ab dem 1. Januar 2027, alle übrigen folgen zum 1. Januar 2028. Als Solo-Selbstständiger liegst du fast immer in der zweiten Gruppe — du hast also bis 2028 Zeit.
Mein Auftraggeber verlangt jetzt schon eine XRechnung. Muss ich das?
Das ist keine Frage des Gesetzes, sondern deines Auftraggebers — und er sitzt am längeren Hebel. Seit dem 1. Januar 2025 darfst du eine PDF-Rechnung nur noch mit seinem Einverständnis schicken. Verweigert er es, brauchst du eine E-Rechnung, auch wenn deine eigene Frist erst 2028 läuft.
Ich stelle Rechnungen an Bundesbehörden. Was gilt da?
Dort ist die XRechnung schon seit Ende 2020 der Normalfall: Wer an die Bundesverwaltung liefert, rechnet elektronisch ab, von kleinen Direktaufträgen abgesehen. Bei Ländern und Kommunen ist es unterschiedlich geregelt — die Vorgaben stehen in der Regel in der Auftragsbestätigung.
Ich habe Kunden im Ausland. Betrifft mich die Pflicht?
Die deutsche Pflicht gilt nur für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Ein Kunde in Wien oder Zürich fällt nicht darunter. Umsatzsteuerlich ist bei Geschäftskunden im EU-Ausland meist der Leistungsempfänger Steuerschuldner — dann steht keine Umsatzsteuer auf der Rechnung, dafür muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines Kunden darauf.
Meine Agentur rechnet per Gutschrift ab. Muss ich dann etwas tun?
Beim Gutschriftverfahren stellt dein Auftraggeber die Abrechnung aus, nicht du. Die Pflicht zur E-Rechnung trifft dann ihn. Du musst die Gutschrift nur empfangen und aufbewahren können.
Ich schreibe meine Rechnungen in Word oder Google Docs. Reicht ein PDF?
Zum Ausstellen reicht es, solange deine Frist nicht läuft oder du Kleinunternehmer bist. Eine E-Rechnung ist es nicht: Dafür braucht es strukturierte Daten, die ein Programm auswerten kann. Ein PDF ist für den Computer ein Bild. Verlangt ein Auftraggeber die E-Rechnung, lässt sich das fertige PDF umwandeln.
Aus deiner PDF wird eine E-Rechnung
Hochladen, Format wählen, herunterladen. Geprüft gegen den KoSIT-Validator, das offizielle Prüfwerkzeug für XRechnung. Die erste Umwandlung ist kostenlos.
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