E-Rechnungspflicht in Deutschland

Was zählt als E-Rechnung?

Nicht jede digitale Rechnung ist eine E-Rechnung. Eine als PDF verschickte oder eingescannte Rechnung gilt ausdrücklich nicht als solche — sie ist ein Bild, das ein Mensch lesen kann, aber kein Programm auswerten.

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Ausprägungen üblich:

• XRechnung — eine reine XML-Datei. Der Standard für Rechnungen an Behörden.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 — eine PDF-Datei mit eingebettetem XML. Für Menschen lesbar wie eine gewöhnliche Rechnung, für Programme auswertbar wie ein Datensatz. Im Verkehr zwischen Unternehmen die verbreitetere Wahl.

Beide Formate erfüllen dieselbe Norm. Welches man verwendet, richtet sich danach, was der Empfänger verlangt.

Ausnahmen

Von der Pflicht ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise sowie bestimmte steuerfreie Umsätze. Auch Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen: Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen selbst keine E-Rechnungen ausstellen — empfangen können müssen sie sie trotzdem.

Was das praktisch bedeutet

Wer heute Rechnungen aus Word oder einem älteren Programm als PDF verschickt, braucht bis zum Ende der Übergangsfrist einen Weg, daraus eine E-Rechnung zu machen — entweder ein Rechnungsprogramm, das die Formate beherrscht, oder eine Umwandlung des vorhandenen PDF.

Beim Empfangen ist der Aufwand geringer, als viele erwarten: Eine E-Rechnung kommt per E-Mail. Wer sie lesen will, öffnet ein ZUGFeRD-PDF wie jede andere Rechnung; für eine reine XRechnung genügt ein kostenloses Anzeigeprogramm.