Zwei Rechnungen in einer Datei
ZUGFeRD löst ein Problem, das jede Umstellung hat: Der eine Empfänger ist so weit, der nächste noch nicht. Ein ZUGFeRD-PDF bedient beide. Oben liegt die Rechnung, die ein Mensch liest — dein Layout, dein Briefkopf. Darin eingebettet liegt derselbe Vorgang noch einmal als strukturierter Datensatz nach EN 16931, den ein Buchhaltungsprogramm ohne Zutun auswertet.
Für dich heißt das: Du änderst nichts an deinem Versandweg. Die Datei geht per E-Mail raus wie vorher. Wer sie automatisch verarbeiten kann, tut es; wer nicht, sieht keinen Unterschied zu heute.
Wann ZUGFeRD die richtige Wahl ist
Rechnungen an Unternehmen
Im Geschäftsverkehr zwischen Firmen ist ZUGFeRD das verbreitetere Format. Der Grund ist praktisch: Du musst nicht wissen, wie weit dein Kunde technisch ist. Die Rechnung funktioniert in beiden Fällen.
Viele kleine Kunden auf einmal
Wer an dreißig Betriebe abrechnet, kann nicht bei jedem einzeln nachfragen, welches Format sein Programm mag. Mit ZUGFeRD stellt sich die Frage nicht.
Nicht dagegen: Rechnungen an Behörden
Öffentliche Auftraggeber verlangen in aller Regel eine XRechnung als reine XML-Datei, dazu eine Leitweg-ID. Dafür ist ZUGFeRD der falsche Weg.
So läuft die Umwandlung
PDF hochladen
Die Rechnung, so wie du sie heute verschickst. Eine Datei, bis 10 MB, bis 30 Seiten.
Format ZUGFeRD wählen
Über den Link auf dieser Seite ist es schon vorausgewählt. Heraus kommt wieder eine PDF — nur mit Daten darin.
Lücken prüfen
Fehlende Pflichtangaben werden gemeldet. Was nicht auf der Rechnung steht, kann keine Software ergänzen.
Wie bisher verschicken
Per E-Mail, als Anhang. Für den Empfänger sieht sie aus wie immer — sein Programm findet die Daten von selbst.
Was in der Datei landet
Der eingebettete Datensatz enthält, was die Norm verlangt: Rechnungsnummer und -datum, beide Parteien mit Anschrift und Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, jede Position einzeln, die Aufteilung nach Steuersätzen, Rabatte und Zuschläge, Zahlungsbedingungen und Bankverbindung.
Die Summen werden dabei aus den Positionen nachgerechnet und nicht einfach von der Rechnung übernommen. Das klingt nach einer Kleinigkeit, ist aber der Punkt, an dem Umwandlungen typischerweise scheitern: Wird ein Rabatt übersehen, stimmt die ausgewiesene Steuer nicht mehr zu den Positionen — und der Empfänger bekommt eine Rechnung, die sich selbst widerspricht. Weicht etwas ab, wird es gemeldet.
ZUGFeRD oder XRechnung?
Beide erfüllen dieselbe Norm und sind gleichermaßen zulässig. Die Faustregel ist kurz:
- An eine Behörde — XRechnung, plus Leitweg-ID.
- An ein Unternehmen — ZUGFeRD, solange der Kunde nichts anderes sagt.
- Der Kunde nennt ein Format — dann gilt seines, ohne Diskussion.
Der Umwandler kann beides; entschieden wird erst beim Herunterladen. Hier steht, was für die XRechnung gilt.
Häufige Fragen
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine ganz gewöhnliche PDF-Rechnung, in die zusätzlich ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 eingebettet ist. Ein Mensch sieht die Rechnung wie immer, ein Programm liest die eingebetteten Daten aus. In Frankreich heißt dasselbe Format Factur-X.
Erfüllt ZUGFeRD die E-Rechnungspflicht?
Ja, ab Version 2.0.1 in den Profilen, die der Norm EN 16931 entsprechen. Eine gewöhnliche PDF ohne eingebettete Daten erfüllt sie dagegen nicht, auch wenn sie digital verschickt wird.
Muss mein Kunde eine besondere Software haben?
Nein, und das ist der eigentliche Vorteil. Wer die Daten auswerten kann, tut es. Wer noch von Hand bucht, öffnet die PDF wie jede andere Rechnung und sieht dasselbe Bild wie vorher. Deshalb ist ZUGFeRD im Verkehr zwischen Unternehmen meist die unkompliziertere Wahl.
Sieht meine Rechnung danach anders aus?
Nein. Das Sichtbild bleibt deine PDF — dein Layout, dein Logo, deine Schrift. Der Datensatz kommt unsichtbar dazu.
Woher weiß ich, dass die Daten stimmen?
Die eingebetteten Daten werden nach denselben Regeln erzeugt wie eine XRechnung und sind gegen den KoSIT-Validator geprüft, das offizielle Prüfwerkzeug. Zusätzlich werden die Summen aus den Positionen nachgerechnet: weicht das Ergebnis vom Betrag auf der Rechnung ab, wird das gemeldet statt stillschweigend übernommen.
Weiterlesen
- Ab wann die E-Rechnungspflicht für dich gilt — die Fristen 2025, 2027 und 2028.
- E-Rechnung im Handwerk — Bauleistungen und § 13b UStG.
- E-Rechnung in der Landwirtschaft — Molkerei, Genossenschaft, § 24 UStG.
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- Format ZUGFeRD ist über diesen Link vorausgewählt
- Dein Layout bleibt erhalten
- Fehlende Pflichtangaben werden gemeldet