Warum die Grenze näher liegt als gedacht
800.000 Euro klingen nach einem großen Betrieb. Im Handwerk stecken darin aber vor allem Material: Ein Betrieb mit acht Leuten, der Bäder saniert oder Elektroinstallationen ausführt, kommt mit Material- und Lohnanteil zusammen schnell über die Grenze, ohne sich groß zu fühlen.
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres — 2026 für den Stichtag am 1. Januar 2027. Wer knapp darunter liegt, hat ein Jahr länger Zeit, braucht die Umstellung aber spätestens 2028 ohnehin.
Die Fristen
seit 1. Januar 2025
Jeder Betrieb muss E-Rechnungen empfangen können — ein E-Mail-Postfach genügt.
bis 31. Dezember 2026
Beim Versenden bleiben Papier und PDF zulässig, solange der Empfänger einverstanden ist.
ab 1. Januar 2027
Betriebe mit mehr als 800.000 € Umsatz im Jahr 2026 müssen E-Rechnungen ausstellen.
ab 1. Januar 2028
Die Pflicht gilt für alle übrigen Betriebe, ohne Umsatzgrenze.
Bauleistungen und § 13b UStG
Wer Bauleistungen an einen anderen Bauunternehmer erbringt, weist keine Umsatzsteuer aus: Der Auftraggeber schuldet sie. Auf der Rechnung steht dann „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers".
In der E-Rechnung ist das eine eigene Steuerkategorie — nicht dasselbe wie eine Steuerbefreiung, auch wenn beide 0 % zeigen. Wer das verwechselt, erzeugt eine Datei, die gültig aussieht und den falschen Sachverhalt beschreibt. Diese Umwandlung erkennt den Hinweis auf deiner Rechnung und setzt die richtige Kategorie.
Wichtig dabei: In diesem Fall muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines Auftraggebers auf der Rechnung stehen. Ohne sie ist die E-Rechnung unvollständig — und viele Vorlagen führen sie bisher nicht. Nach der Umwandlung wird dir gesagt, wenn sie fehlt.
Was du konkret tun kannst
- Prüfen, ob dein Umsatz 2026 über 800.000 € lag. Wenn ja, gilt für dich der 1. Januar 2027.
- Bei deinem Handwerkerprogramm nachfragen, ob es XRechnung oder ZUGFeRD ausgibt — viele haben nachgerüstet.
- Die Rechnungsvorlage ergänzen: Kundennummer, Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail, und bei § 13b die USt-ID des Auftraggebers.
- Eine bestehende Rechnung testweise umwandeln und ansehen, was gemeldet wird.
Für den letzten Schritt brauchst du nichts zu installieren: lade deine PDF-Rechnung hoch und lade sie als XRechnung oder ZUGFeRD wieder herunter. Die erste Umwandlung ist kostenlos und braucht kein Konto.
Häufige Fragen aus dem Handwerk
Ab wann muss mein Handwerksbetrieb E-Rechnungen ausstellen?
Empfangen können musst du sie schon seit dem 1. Januar 2025. Beim Ausstellen entscheidet der Umsatz: Lag er im Jahr 2026 über 800.000 Euro, gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2027. Alle übrigen Betriebe folgen zum 1. Januar 2028.
Was gilt bei Bauleistungen nach § 13b UStG?
Bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers weist du keine Umsatzsteuer aus — der Auftraggeber schuldet sie. In der E-Rechnung ist das eine eigene Steuerkategorie, nicht dasselbe wie eine Steuerbefreiung. Wichtig: In diesem Fall muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines Auftraggebers auf der Rechnung stehen, sonst ist die E-Rechnung unvollständig.
Ich rechne auch an Privatkunden ab. Betrifft mich das?
Rechnungen an Privatpersonen sind von der Pflicht nicht erfasst. Sie gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Wer überwiegend an Privatkunden abrechnet, braucht die E-Rechnung nur für den geschäftlichen Teil — empfangen können muss er sie trotzdem.
Meine Rechnungen kommen aus einem Handwerkerprogramm als PDF. Reicht das?
Nein. Eine PDF ist ein Bild, das kein Programm auswerten kann. Manche Programme haben die Formate inzwischen nachgerüstet — frag dort zuerst nach. Wenn nicht, lässt sich die fertige PDF umwandeln.
Was ist mit Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung?
Beide sind Rechnungen im Sinne des Gesetzes und fallen unter dieselbe Pflicht. Für die Umwandlung macht es keinen Unterschied — entscheidend ist, dass alle Pflichtangaben auf dem Beleg stehen.
Aus deiner PDF wird eine E-Rechnung
Hochladen, Format wählen, herunterladen. Geprüft gegen den KoSIT-Validator, das offizielle Prüfwerkzeug für XRechnung. Die erste Umwandlung ist kostenlos.
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