Warum eine PDF nicht genügt
Eine PDF-Rechnung ist für ein Programm ein Bild. Es kann sie anzeigen, aber nicht wissen, welche Zahl darauf der Nettobetrag ist und welche die Rechnungsnummer. Genau das ist der Unterschied, auf den es dem Gesetzgeber ankommt: Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, der ohne Zutun eines Menschen weiterverarbeitet werden kann.
Die XRechnung ist die deutsche Ausprägung dieser Norm. Sie besteht aus nichts als Daten — keine Schrift, kein Logo, kein Layout. Wer sie öffnet, sieht Text mit spitzen Klammern. Das ist kein Mangel, sondern der Zweck.
Wer XRechnung verlangt
Öffentliche Auftraggeber
Rechnungen an Bundesbehörden müssen seit dem 27. November 2020 elektronisch gestellt werden, in aller Regel als XRechnung. Die Länder haben eigene Regelungen erlassen, die sich in Frist und Betragsgrenze unterscheiden — maßgeblich ist, was dein Auftraggeber vorgibt.
Unternehmen, die XML weiterverarbeiten
Größere Kunden lesen Rechnungen automatisch in ihre Buchhaltung ein und nennen dabei oft ausdrücklich XRechnung. Im Verkehr zwischen Unternehmen ist allerdings ZUGFeRD die verbreitetere Wahl, weil dort zusätzlich ein lesbares Sichtbild dabei ist.
So läuft die Umwandlung
PDF hochladen
Die Rechnung, die du sonst per E-Mail verschickt hättest. Eine Datei, bis 10 MB, bis 30 Seiten.
Format XRechnung wählen
Über den Link auf dieser Seite ist es schon vorausgewählt. Heraus kommt eine .xml-Datei.
Lücken prüfen
Fehlt eine Pflichtangabe — etwa die Leitweg-ID oder die Umsatzsteuer-ID —, wird sie gemeldet. Ergänzen kann sie nur, wer die Rechnung geschrieben hat.
Einreichen
Die XML-Datei geht an das Portal oder das Postfach, das der Empfänger nennt.
Die Leitweg-ID nicht vergessen
Bei Rechnungen an die öffentliche Verwaltung ist die Leitweg-ID Pflicht. Sie sagt dem Portal, in welchem Haus und in welcher Abteilung die Rechnung landen soll — ohne sie wird die Datei zurückgewiesen, auch wenn sonst alles stimmt.
Steht sie nicht auf deiner PDF, kann keine Software sie erfinden. Sie wird deshalb nach der Umwandlung als fehlende Pflichtangabe gemeldet. Nachfragen musst du beim Auftraggeber; dort ist sie bekannt.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide erfüllen dieselbe Norm, und beide sind zulässig. Der Unterschied liegt darin, was der Empfänger damit macht:
- XRechnung — reine XML-Datei. Der Standard für Behörden, und die richtige Wahl, wenn dein Kunde ausdrücklich XML nennt.
- ZUGFeRD — PDF mit eingebetteten Daten. Sieht aus wie eine gewöhnliche Rechnung und enthält den Datensatz zusätzlich. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen meist die bessere Wahl, weil sie auch dann funktioniert, wenn beim Empfänger noch jemand von Hand bucht.
Im Zweifel fragst du einmal beim Empfänger nach. Der Umwandler kann beides, die Entscheidung fällt erst beim Herunterladen — hier steht, was für ZUGFeRD gilt.
Häufige Fragen
Was ist eine XRechnung?
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931, ergänzt um deutsche Vorgaben. Sie enthält kein Bild der Rechnung — jede Angabe steht als eigenes Datenfeld. Deshalb kann ein Programm sie auswerten, ein Mensch aber nur mit einem Anzeigeprogramm bequem lesen.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine als PDF verschickte oder eingescannte Rechnung gilt ausdrücklich nicht als E-Rechnung, auch wenn sie digital ist. Sie ist ein Bild. Erst der strukturierte Datensatz nach EN 16931 erfüllt die Anforderung.
Was ist die Leitweg-ID und brauche ich sie?
Die Leitweg-ID ist die Adresse, an die eine Rechnung innerhalb der Verwaltung zugestellt wird. Für Rechnungen an Behörden ist sie Pflicht — ohne sie wird die XRechnung abgewiesen. Der Auftraggeber teilt sie mit, meist im Auftrag oder in der Bestellung. Rechnest du an ein Unternehmen ab, brauchst du sie nicht; dort tritt an ihre Stelle die Referenz, die der Kunde vorgibt.
Wie schicke ich die fertige XRechnung ab?
Das gibt der Empfänger vor. Der Bund nimmt Rechnungen über seine Rechnungseingangsplattformen entgegen, die Länder betreiben eigene Portale, und über das Peppol-Netz geht es ebenfalls. Für Rechnungen an Unternehmen genügt in aller Regel eine E-Mail mit der Datei im Anhang.
Woher weiß ich, dass die Datei gültig ist?
Der Maßstab ist der KoSIT-Validator, das offizielle Prüfwerkzeug für XRechnung. Was er ablehnt, lehnt auch der Empfänger ab. Die Erzeugung hier ist gegen ihn geprüft — mit Testfällen für Regelbesteuerung, mehrere Steuersätze, Rabatte, Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG.
Weiterlesen
- Ab wann die E-Rechnungspflicht für dich gilt — die Fristen 2025, 2027 und 2028.
- E-Rechnung im Handwerk — Bauleistungen und § 13b UStG.
- E-Rechnung in der Landwirtschaft — Molkerei, Genossenschaft, § 24 UStG.
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PDF hochladen, XRechnung herunterladen. Die erste Umwandlung ist kostenlos und braucht kein Konto.
- Format XRechnung ist über diesen Link vorausgewählt
- Gegen den KoSIT-Validator geprüft
- Fehlende Pflichtangaben werden gemeldet